HRGA Admin

Deskripsi pekerjaan

HR Operations

• Mengelola seluruh siklus dokumen karyawan: kontrak PKWT/PKWTT, perpanjangan, surat SP (SP1/SP2/SP3), mutasi, promosi, dan PHK sesuai PP 35/2021 dan UU Cipta Kerja, serta dokumen dan surat terkait yang mendukung operasional dan kinerja dari karyawan.
• Menyusun dan memperbarui database karyawan secara akurat. Termasuk data kontrak, masa kerja, dan status BPJS.
• Mengelola proses onboarding karyawan baru dan proses offboarding karyawan yang resign
• Merekap dan memvalidasi data absensi harian, overtime, serta pengajuan cuti seluruh karyawan
• Menjadi titik kontak pertama untuk isu kedisiplinan di lapangan: menangani pelanggaran tata tertib, memanggil karyawan bersangkutan, mendokumentasikan proses, dan menyusun surat SP.

General AffairsOperasional & Fasilitas:

• Mengelola operasional harian gudang, kebersihan, keamanan, pemeliharaan dasar, serta memastikan ketersediaan alat kerja/ATK.
• Manajemen Aset: Melakukan pendataan, inventarisasi, dan perawatan seluruh aset di dalam warehouse.
• Pengadaan (Procurement): Mengajukan permintaan Purchase Order (PO) untuk pembelian barang kebutuhan gudang.
• Penerimaan & Dokumen: Mendata barang masuk (Goods Received) dan memeriksa kelengkapan invoice dari vendor.
• (Purchasing) Verifikasi Pembayaran: Memverifikasi kelengkapan tagihan vendor, dan mengajukan pembayaran ke GA Lead & tim Finance.
• Kas Kecil (Petty Cash): Mengelola, mencatat pengeluaran harian, dan melakukan rekonsiliasi berkala untuk dana petty cash warehouse melalui Mekari Expenses.

Tanggung jawab

HR Operations

• Mengelola seluruh siklus dokumen karyawan: kontrak PKWT/PKWTT, perpanjangan, surat SP (SP1/SP2/SP3), mutasi, promosi, dan PHK sesuai PP 35/2021 dan UU Cipta Kerja, serta dokumen dan surat terkait yang mendukung operasional dan kinerja dari karyawan.
• Menyusun dan memperbarui database karyawan secara akurat. Termasuk data kontrak, masa kerja, dan status BPJS.
• Mengelola proses onboarding karyawan baru dan proses offboarding karyawan yang resign
• Merekap dan memvalidasi data absensi harian, overtime, serta pengajuan cuti seluruh karyawan
• Menjadi titik kontak pertama untuk isu kedisiplinan di lapangan: menangani pelanggaran tata tertib, memanggil karyawan bersangkutan, mendokumentasikan proses, dan menyusun surat SP.

General AffairsOperasional & Fasilitas:

• Mengelola operasional harian gudang, kebersihan, keamanan, pemeliharaan dasar, serta memastikan ketersediaan alat kerja/ATK.
• Manajemen Aset: Melakukan pendataan, inventarisasi, dan perawatan seluruh aset di dalam warehouse.
• Pengadaan (Procurement): Mengajukan permintaan Purchase Order (PO) untuk pembelian barang kebutuhan gudang.
• Penerimaan & Dokumen: Mendata barang masuk (Goods Received) dan memeriksa kelengkapan invoice dari vendor.
• (Purchasing) Verifikasi Pembayaran: Memverifikasi kelengkapan tagihan vendor, dan mengajukan pembayaran ke GA Lead & tim Finance.
• Kas Kecil (Petty Cash): Mengelola, mencatat pengeluaran harian, dan melakukan rekonsiliasi berkala untuk dana petty cash warehouse melalui Mekari Expenses.

Kualifikasi

• Pendidikan minimal D3/S1 (jurusan Manajemen, Psikologi, Hukum, atau Administrasi).
• Pengalaman kerja minimal 2-3 tahun sebagai HRGA Staff, diutamakan yang pernah menangani area warehouse, logistik, atau manufaktur.
• Memahami administrasi HR dasar, khususnya penanganan kontrak kerja (PKWT), pembuatan surat-menyurat resmi (SP, mutasi, dll), dan rekap absensi.
• Memahami alur pengadaan barang (procurement), pengajuan penawaran harga, serta evaluasi kinerja vendor.
• Memiliki pemahaman dasar tentang keuangan, seperti pengelolaan petty cash, proses invoice, dan laporan reimbursement.
• Mahir mengoperasikan MS Office (terutama Excel untuk rekap data/keuangan operasional dan Word untuk korespondensi).
• Memiliki kemampuan komunikasi dan negosiasi yang baik, baik untuk kebutuhan internal (antar divisi/karyawan lapangan) maupun eksternal (vendor).
• Tegas, teliti, jujur, dan cekatan dalam menyelesaikan masalah operasional harian di lapangan.
• Mampu bekerja di bawah tekanan.
• Bersedia ditempatkan penuh di area operasional warehouse.